【個人成長】跨部門合作最重要的5件事!化解立場衝突、溝通無障礙 - Growth - 2022-03-11 | Asia Business Leaders
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【個人成長】跨部門合作最重要的5件事!化解立場衝突、溝通無障礙

11th March, 2022| In Growth

你是否有過這些經驗:在自己部門內工作沒問題,但當跨部門合作時卻常常溝通不良?自己部門提出的計畫常遭到其他部門反對?明明應該共同完成,其他部門的同事卻推說沒空?到最後,為了組織和諧,只好不再堅持己見?

為何跨部門合作這麼難?主因就在於每個部門各有不同的立場與利益,那麼在這種情況下該如何達成共識?其實只要掌握好5個基本原則,便能溝通無礙,一起把成果做出來!

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1.不要害怕衝突,誠實為上策


在進行跨部門合作的討論會議時,每位主管為了維護自己部門的利益,難免會出現一些摩擦與衝突,有些人怕把氣氛弄僵、想維持表面的和諧,因此選擇沉默和妥協。

但問題並不會因為你的沉默就獲得解決,況且「沒有衝突」不等同於「意見一致」。此時最好的做法是採取「堅定的立場、柔軟的身段」,捍衛部門的權益同時凸顯對欲完成目標的重視,溝通時對事不對人,身段與態度放軟,率先表達尊重,切記避免情緒化的發言,才有利於取得共識。

此外,既然是要長期共事的關係,凡事開誠佈公是最好的對策,若隱瞞事實被發現後,就會破壞信任關係,一旦缺乏信任感,雙方就難以打開心房,不僅溝通時可能有所保留、隱藏重要資訊,可能也會降低合作意願。

2.提供多個選項,保持彈性


在進行跨部門溝通時,不能只考量自己部門的利益,也要考慮到對方的立場,因此,建議不要執著在單一方案,應提出多個有利於雙方的選項,除了讓對方有更大的選擇彈性空間外,也能減少對方讓步的成本。

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3.注意彼此位階的對等關係,尊重對方的決策權


由於跨部門溝通屬於橫向溝通,一定要注意彼此位階的對等關係,應與相等位階的對象進行協商,以免造成不必要的誤會與產生衝突。

此外,由於每位主管都是各自部門內最有決定權的人,因此,要尊重對方有做決策的權利,自己先釋出尊重的善意,才能獲得別人的尊重。

4.創造共同目標一起努力


Steve Jobs曾說過:「如果每個人都要去舊金山,那麼花許多時間爭執走哪條路並不是問題;但如果有人要去舊金山、有人要去聖地牙哥,那麼這樣的爭執就很浪費時間。」

這句話的意思是,當大家朝著共同目標一起努力時,所有的討論與衝突才有意義。各個部門間一定同時存在合作與競爭的關係,想要溝通無礙、彼此合作,就要創造共同的目標。

擁有同一目標時,不僅所有人都會有向心力,也比較能放下個人成敗,更能站在對方立場思考、理解他人的意見。

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5.做好自己部門內部的溝通,確保資訊傳達無誤


很多時候,跨部門會議中共同討論後的決定與事項,是由各部門中的主管或一線員工負責去傳達給自己部門內的同事,此時,務必要確保所有資訊傳達無誤,清楚傳達最新進度與消息,以免好不容易在外達成共識,卻因對內溝通沒做好,導致進度延宕,也會讓其他部門的人對自己部門缺乏信任感,降低合作的意願。

資訊參考來源:BBC、managertoday、newsweek、cheers



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