如果想要多點屬於自己的時間處理重要的工作，最好將某些任務指派給他人完成；然而，哪些工作是屬於可分派出去的？若聘請助理又該負擔哪些職責？在《最有生產力的一年》一書裡，作者Chris Bailey提供了解答。 

為何要移除不重要的任務？

被TED大會封為「史上最有生產力的人」、暢銷書《最有生產力的一年》一書的作者－Chris Bailey，他發現自己的日常時間，塞滿了所謂不重要的事件，例如管理行事曆、回覆電話、進行網站維護等，這些事情繁瑣、耗費時間，帶來的生產值卻相對有限，也讓他開始思考將任務『外判』出去。

而美國管理學大師Stephen Covey，曾撰寫過一本暢銷書The 7 Habits of Highly Effective People，裡面提及了艾森豪矩陣（Eisenhower Matrix），採用美國第34任總統Dwight Eisenhower的觀念，這位偉大的已故總統同時也身兼五星上將職位；而Eisenhower認為，人們應把專注力和時間依據重要性和緊急性，來分配在各項活動上，因此Stephen Covey列出以下矩陣：

艾森豪矩陣（Eisenhower Matrix)

當我們觀察上圖時，可以發現日常生活裡，幾乎被塞滿大量不重要的事件；儘管我們正位於知識經濟時代，時間不再代表金錢，只有頭腦裡的知識才代表金錢，但你的金錢也能為你買回時間。

如果移除不重要的任務，也就代表我們能花更多時間，在其餘更重要且更有價值的事情上，比方說安排家族旅行、制定明年或接下來五年的財務計劃等等。

如何計算自己的時間價值？

而如果你想將不重要的工作分配出去，首先得先知道自己的時間價值，而這問題因人而異，比方一名打工的大學生，他的時間價值可能是較低的時薪；而一名成功的經理人或股票投資者，時間價值則要大於前者很多。

Chris Bailey建議，可以先在心中衡量以下四件事：

我能賺進多少錢？

自己的時間對我有多重要？

金錢對我有多重要？

我會產生力不從心的感覺嗎？

如果當你需要聘請助理時，可以先在心中計算出自己的時間價值，或許會讓你嚇得馬上聘僱一位助理；或是讓你發現，其實自己也能接受處理這些低回報、不重要且不緊急的事情，無論如何，先計算出時間價值才能找到答案。

如何聘僱合適的助理？

無論是聘請專門或虛擬助理，都必需先劃分出任務的性質，比方說將低回報任務，例如管理行事曆、回復郵件、定期網站維護、安排電話或視訊會議、安排出差（選擇飯店及機票等）；而這些任務大多是例行性的，可能是每月甚至每季一次的常規項目，卻需要花費精力去做，而得來的報酬卻有限，因此適合外判出去。

而如果要選擇助理，則要以工作經歷及評價為優先，此時也必需思考，是只要將行政工作交出？還是與客戶和同事或下屬的聯繫往來也交出？這可能會影響日後的工作成效及你的風評，因此需要謹慎評估。

此外，也別怕付出更多錢給更有能力的人，因為這可以減輕你的訓練成本，也就是減少工作訓練和磨合時間；而更聰明、更有經驗的人，也往往一點就通，因此付出多一點成本，卻能得到不錯的效益；而你也可以聘請位於不同時區的虛擬助理，並先確保其的工作能力，如此當你睡醒時，所要的資料很可能在就完美地躺在信箱裡頭，你只需要點開它就行了。

將任務外判，才能找回屬於自己的時間價值，並投資在各項更有意義的活動上，而往後的人生也必定會由其得到豐厚的收益。

資料來源：eisenhower.mealifeofproductivity.com