【個人成長】成功人士必讀的時間管理學 - Growth - 2025-01-19 | Asia Business Leaders
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【個人成長】成功人士必讀的時間管理學

19th January, 2025| In Growth

如果想要多點屬於自己的時間處理重要的工作,最好將某些任務指派給他人完成;然而,哪些工作是屬於可分派出去的?若聘請助理又該負擔哪些職責?在《最有生產力的一年》一書裡,作者Chris Bailey提供了解答。 

為何要移除不重要的任務?

被TED大會封為「史上最有生產力的人」、暢銷書《最有生產力的一年》一書的作者-Chris Bailey,他發現自己的日常時間,塞滿了所謂不重要的事件,例如管理行事曆、回覆電話、進行網站維護等,這些事情繁瑣、耗費時間,帶來的生產值卻相對有限,也讓他開始思考將任務『外判』出去。

而美國管理學大師Stephen Covey,曾撰寫過一本暢銷書The 7 Habits of Highly Effective People,裡面提及了艾森豪矩陣(Eisenhower Matrix),採用美國第34任總統Dwight Eisenhower的觀念,這位偉大的已故總統同時也身兼五星上將職位;而Eisenhower認為,人們應把專注力和時間依據重要性和緊急性,來分配在各項活動上,因此Stephen Covey列出以下矩陣:

20210422-04.jpg

艾森豪矩陣(Eisenhower Matrix)


當我們觀察上圖時,可以發現日常生活裡,幾乎被塞滿大量不重要的事件;儘管我們正位於知識經濟時代,時間不再代表金錢,只有頭腦裡的知識才代表金錢,但你的金錢也能為你買回時間。

如果移除不重要的任務,也就代表我們能花更多時間,在其餘更重要且更有價值的事情上,比方說安排家族旅行、制定明年或接下來五年的財務計劃等等。

20210422-05.jpg

如何計算自己的時間價值?

而如果你想將不重要的工作分配出去,首先得先知道自己的時間價值,而這問題因人而異,比方一名打工的大學生,他的時間價值可能是較低的時薪;而一名成功的經理人或股票投資者,時間價值則要大於前者很多。

Chris Bailey建議,可以先在心中衡量以下四件事:

我能賺進多少錢?

自己的時間對我有多重要?

金錢對我有多重要?

我會產生力不從心的感覺嗎?

如果當你需要聘請助理時,可以先在心中計算出自己的時間價值,或許會讓你嚇得馬上聘僱一位助理;或是讓你發現,其實自己也能接受處理這些低回報、不重要且不緊急的事情,無論如何,先計算出時間價值才能找到答案。

如何聘僱合適的助理?

無論是聘請專門或虛擬助理,都必需先劃分出任務的性質,比方說將低回報任務,例如管理行事曆、回復郵件、定期網站維護、安排電話或視訊會議、安排出差(選擇飯店及機票等);而這些任務大多是例行性的,可能是每月甚至每季一次的常規項目,卻需要花費精力去做,而得來的報酬卻有限,因此適合外判出去。

而如果要選擇助理,則要以工作經歷及評價為優先,此時也必需思考,是只要將行政工作交出?還是與客戶和同事或下屬的聯繫往來也交出?這可能會影響日後的工作成效及你的風評,因此需要謹慎評估。

此外,也別怕付出更多錢給更有能力的人,因為這可以減輕你的訓練成本,也就是減少工作訓練和磨合時間;而更聰明、更有經驗的人,也往往一點就通,因此付出多一點成本,卻能得到不錯的效益;而你也可以聘請位於不同時區的虛擬助理,並先確保其的工作能力,如此當你睡醒時,所要的資料很可能在就完美地躺在信箱裡頭,你只需要點開它就行了。

將任務外判,才能找回屬於自己的時間價值,並投資在各項更有意義的活動上,而往後的人生也必定會由其得到豐厚的收益。

資料來源:eisenhower.mealifeofproductivity.com


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