開會影響工作效率?善用Jeff Bezos的兩個薄餅法則、40-20-40 法則,輕鬆掌握會議效率! - Growth - 2023-08-17 | Asia Business Leaders
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開會影響工作效率?善用Jeff Bezos的兩個薄餅法則、40-20-40 法則,輕鬆掌握會議效率!

17th August, 2023| In Growth

英國效率專家、同時也是企業諮詢顧問公司「Think Productive」的創辦人Graham Allcott,其客戶遍佈全球許多知名企業,如:Amazon、Google等。專精「職場效率」的他表示,「開會」是每位主管最討厭但也最不可避免的工作,因而出版《How to Fix Meetings:Meet Less, Focus on Outcomes and Get Stuff Done》一書,分享掌控會議效率的應對技巧,最大化每一場會議的成效。

身為管理階層,面對每天開不完的會議,該如何才能掌握會議效率?不如學習書中提到的Amazon創辦人Jeff Bezos著名的會議管理法!

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▲會議參加人數過多,易使效率及品質下降。

兩個薄餅法則

Jeff Bezos曾提到,他認為一場會議中的參與者人數超過6位時,就難以掌控會議的進度,會議的效率及品質往往就會跟著降低。

因此,忙碌的他在參加每一場會議時,邀請的人絕對不會超過兩個薄餅所能分食的人數,只留下跟這場會議最關鍵、最核心、最重要的參與者,才能專心一致地討論會議主題,並即時做出有效的決策,藉此掌控每場會議的效率及品質。

會議 40-20-40 法則

想讓開會時更有效率,就要懂得分配會議時間!Graham Allcott依據多年的職涯經驗,分享一個聰明的會議時間管理法:40-20-40法則。也就是運用40%的時間在開會前做會議準備,20%的時間專注在會議本身,最後利用40%的時間整理整場會議的重點,以及後續的執行規劃等細節。

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▲會議時間管理法:40-20-40法則,可以讓會議更有建設性。

如此一來,能技巧性地管理專注力,避免開會到後面注意力分散的情形,也能透過會前準備與會後整理,讓每位參與者更清楚此次會議的主題及重點,開會時才能更有建設性地討論,並且更快達成共識、做出決策。

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資訊參考來源:《How to Fix Meetings:Meet Less, Focus on Outcomes and Get Stuff Done》


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